Ritorno a scuola: 9 cose da controllare nella clinica per la fertilità dopo l'estate
L'estate ha la curiosa capacità di mettere alla prova l'organizzazione di qualsiasi clinica. Settembre può essere un buon momento per valutare cosa ha funzionato, cosa ci ha causato più problemi del previsto e cosa possiamo migliorare prima della fine dell'anno.
Settembre ha un che di nuovo inizio. Ritorniamo alle nostre routine e improvvisamente ci rendiamo conto che l'anno è già molto più avanti di quanto sembrasse.
Ma prima di tornare alla nostra routine quotidiana, forse vale la pena porci una domanda: come abbiamo fatto a sopravvivere all'estate?
Le vacanze, le sostituzioni del personale e i team che operano con organico ridotto hanno la curiosa capacità di mettere alla prova l'organizzazione di una clinica. Magari abbiamo scoperto che alcuni processi dipendevano troppo da una sola persona, che un compito semplice richiedeva più passaggi del dovuto, o che il progetto che da mesi diciamo "da rivedere" è ancora esattamente dove dovrebbe essere.
E va benissimo così. Anzi, l'estate può essere un ottimo test di stress per i nostri processi : quando qualcuno è assente o il carico di lavoro aumenta, è proprio in quei momenti che verifichiamo se tutto è ben definito.
Ecco perché settembre è un buon momento per fermarsi e rivedere il nostro modo di lavorare, non per fare un audit completo, ma per individuare quei piccoli punti critici che abbiamo normalizzato per mesi.
Eccone 9.
9 perché è il numero di settembre e, non a caso, anche il numero che in molte tradizioni rappresenta la chiusura di un ciclo prima dell'inizio di un altro.
1. I nostri pazienti si accorgono che è estate?
Di tutti i punti di questa lista, questo è il più rivelatore, perché non lo misuriamo noi. Loro sì.
Un team più piccolo, qualcuno che ricopre una posizione che non è la sua, un appuntamento di controllo rimandato di qualche giorno: per il team, questi sono aggiustamenti interni. Per un paziente nel bel mezzo di una cura, ogni chiamata che si protrae più a lungo, ogni volto nuovo, ogni spiegazione diversa a seconda di chi la fornisce, è un'informazione. E a volte diventa un commento diretto: "Qui d'estate è tutto così tranquillo " , "Oggi non ho visto il mio medico di fiducia " .
Se i nostri pazienti ci dicono, anche solo di sfuggita, di notare l'arrivo dell'estate, questo segnale vale più di qualsiasi valutazione interna: significa che ciò che gestiamo a porte chiuse è stato notato all'esterno, proprio quando un trattamento non può permettersi di notare nulla di insolito.
Non si tratta di impedire a chiunque di notare che le apparecchiature sono più ottimizzate. Si tratta piuttosto di garantire che, se qualcuno se ne accorge, sia perché ci sono meno persone in sala d'attesa, e mai perché il servizio o le informazioni sono cambiate.
Domanda generale: Sappiamo se qualche paziente ha notato un cambiamento nel proprio ritmo cardiaco quest'estate? E abbiamo un modo per raccogliere queste informazioni oltre a una semplice visita di controllo?
2. Abbiamo scoperto che qualcuno è indispensabile?
Alcune persone sembrano avere un superpotere: sanno dove si trova ogni cosa e hanno sempre la risposta. Finché non vanno in vacanza, e allora iniziano le domande: "Dov'era questo?" , "Meglio aspettare che torni . "
Il problema non è la mancanza di persone con molta esperienza. Il problema sorge quando quella conoscenza esiste solo nella loro testa. Una buona organizzazione permette al team di continuare a lavorare anche in assenza di qualcuno: processi documentati, manuali interni e formazione che dia a tutti accesso alle stesse informazioni.
Domanda generale: Se domani una figura chiave dovesse assentarsi per due settimane, il resto del team potrebbe continuare a lavorare normalmente?
3. Disponiamo di documentazione o di un sistema di documentazione?
Avere molti documenti non equivale ad avere un buon sistema di gestione documentale. Con il tempo accumuliamo procedure, moduli di consenso e modelli, e il problema sorge quando non sappiamo più quale versione sia quella corrente o chi dovrebbe esaminarla, un aspetto particolarmente critico nella documentazione clinica.
Settembre è un buon momento per chiedersi:
Abbiamo identificato le versioni attuali e chi è responsabile di ciascuna?
Vengono controllati regolarmente e tutta la squadra sa dove trovarli?
Utilizziamo ancora documenti che non rispecchiano più il nostro modo di lavorare?
Un documento che descrive un processo che non seguiamo più è inutile, anzi crea confusione. La documentazione dovrebbe agevolare il lavoro, non rappresentare un ulteriore onere da gestire.
4. I nostri processi sono effettivamente definiti?
C'è una differenza tra avere un processo e avere un processo ben definito . In molte cliniche, le cose funzionano perché le persone sanno già come farle, finché non arriva qualcuno di nuovo, qualcuno sostituisce un collega o cambia uno strumento. È allora che ci rendiamo conto se il processo era davvero chiaro.
Domanda generale: Se domani una nuova persona dovesse svolgere uno dei vostri processi principali, sarebbe in grado di comprenderlo semplicemente consultando la documentazione?
5. La tecnologia ci aiuta o ci crea più lavoro?
Digitalizzare un processo non significa necessariamente migliorarlo. Possiamo avere un sistema di cartelle cliniche elettroniche e continuare a copiare informazioni da un luogo all'altro o utilizzare fogli di calcolo Excel paralleli. La domanda non è "Quali strumenti abbiamo?", ma "Li stiamo davvero utilizzando per lavorare meglio?".
Vale la pena verificare se il team ha familiarità con le funzionalità disponibili, se ci sono processi manuali che potrebbero essere semplificati e se ogni nuovo strumento è accompagnato da formazione e supporto post-implementazione: l'implementazione non dovrebbe concludersi il giorno in cui iniziamo a utilizzarlo.
Domanda generale: la tecnologia rende le nostre vite più facili e sicure , o abbiamo finito per lavorare solo per alimentare la macchina?
6. Anche il processo di onboarding va in vacanza?
Un nuovo membro del team arriva poco prima o durante l'estate. Gli insegniamo rapidamente le basi perché il lavoro è frenetico e, con le festività e il team ridotto, il processo di inserimento rimane incompiuto. È allora che si ritrova a dover fare il grande passo, letteralmente senza un salvagente: impara sul campo, chiede a chiunque trovi e improvvisa perché non c'è nessuno che gli spieghi le cose in modo adeguato.
Va bene se si tratta solo di un paio di giorni. Il problema sorge quando arriva settembre e quella persona continua a improvvisare perché non ha mai avuto il tempo di riprendere il lavoro. L'inserimento in azienda non dovrebbe essere sospeso solo perché il programma si complica, e se viene sospeso, vale la pena riprenderlo attivamente, senza dare per scontato che "impareranno con la pratica".
Domanda generale: Chi lasceremo nuotare da solo quest'estate e di cosa ha ancora bisogno per sentirsi sicuro all'interno della squadra?
7. E per quanto riguarda la crioconservazione? Cosa si accumula quando il team è ridotto al minimo?
I campioni e la banca dati non vanno in vacanza, ma il follow-up ne risente. Con un team ridotto, i contatti con i pazienti relativi ai rinnovi o ai moduli di consenso sono tra i primi a essere sospesi, non perché non siano importanti, ma perché ci sono meno persone disponibili.
E a settembre arriva un accumulo di contatti: chiamate da giugno, rinnovi da luglio, decisioni ancora in sospeso ad agosto. La crioconservazione è uno di quei processi in cui il monitoraggio non può essere interrotto, nemmeno se lo fa il team.
Domanda generale: Abbiamo ben chiaro quali contatti sono rimasti irrisolti quest'estate e un piano per stabilire le priorità, evitando che diventino un compito impossibile da portare a settembre?
8. L'estate ci ha forse rivelato, senza che nessuno ce lo avesse preannunciato, se siamo pronti per un controllo fiscale?
Esiste un modo per testare la nostra preparazione a un'ispezione che non richiede di attendere una data specifica: si chiama estate. Quando qualcuno ricopre una posizione che non gli compete, ci troviamo di fronte alla stessa prova che affronterebbe un ispettore: è in grado di trovare ciò di cui ha bisogno e di svolgere il lavoro in modo efficace?
Se quest'estate un collega si è trovato a dover gestire qualcosa con cui non aveva familiarità, quel momento ci ha fornito informazioni più sincere di qualsiasi esercitazione. Invece di aspettare una data precisa, vale la pena ripassare ciò che abbiamo già imparato durante l'estate: sapevano dove trovare i protocolli? Era chiaro chi fosse responsabile di cosa?
L'obiettivo non è quello di essere permanentemente preparati per un'ispezione, ma di sfruttare il fatto che l'estate ci ha già involontariamente offerto quella prima prova generale.
9. Cosa c'è in quel cassetto con la scritta "ci daremo un'occhiata"?
Tutti ne abbiamo uno, in senso letterale o metaforico: il documento da aggiornare, il processo che potrebbe essere semplificato, il progetto bloccato. Non sono urgenti, ed è per questo che si accumulano.
Settembre è un buon momento per parlarne. Non devi risolverli tutti; probabilmente è meglio non provarci nemmeno. Fai semplicemente un elenco e categorizzali:
Fermati → Stabilisci le priorità → Pianifica → Agisci
Migliorare un'organizzazione non significa trasformare settembre in un mese di progetti mastodontici. A volte significa scegliere una o due cose importanti e farle bene .
In conclusione: non c'è bisogno di ricominciare da zero.
Tornare dopo l'estate non significa ricominciare da zero. Significa guardare al nostro modo di lavorare con una prospettiva un po' più ampia. Forse alcune cose funzionano esattamente come dovrebbero. Forse altre funzionano "più o meno" da un po' di tempo . E forse l'estate ci ha mostrato qualcosa che non avevamo mai visto prima.
Non tutto deve cambiare. Ma tutto può essere rivisto.
Noi di Genera Healthcare Advisory aiutiamo le cliniche e i professionisti della procreazione assistita a rivedere, organizzare e ottimizzare i loro processi: dalla documentazione e formazione alla digitalizzazione, agli strumenti digitali, alla gestione della crioconservazione e ai sistemi di qualità.
E tu? Cos'hai scoperto quest'estate che vorresti cambiare prima dell'arrivo della prossima estate?
Cosa ci ha insegnato quest'estate?
Abbiamo preparato un'analisi dello stato di salute dei processi delle cliniche di procreazione assistita per aiutarvi a esaminare diverse aree gestionali e individuare possibili aree di miglioramento.
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